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Actualización de los datos de progreso
La actualización del plan es el proceso mediante el cual se entran los datos que, en el momento de la actualización, describen la parte de la obra que ya se ha ejecutado, y la forma como se prevé realizar la que queda para ejecutar.
En el proceso de actualización se pueden diferenciar dos clases de actuaciones:
- Las que afectan a las tareas del plan que ya existen
- Las que implican modificaciones en la estructura del plan de trabajos (añadir y / o eliminar tareas, tareas resumen y enlaces)
Actualización de las tareas existentes
Esto se hace en la ventana de datos de las tareas:
Con los botones de la parte inferior de la ventana se puede ir navegando por las diversas tareas del plan.
Para cada tarea del plan deben actualizarse, en su caso, los datos siguientes:
- Fecha de inicio y / o de fin real
- Duración remanente
Representa los días que faltan para terminar la tarea, a partir de la fecha de actualización del plan. Si la tarea aún no ha comenzado, es la duración que en el momento de la actualización se prevé para la tarea. Es la duración que se puede editar en la fase de progreso.
- Porcentaje de avance
Indica la parte de la tarea que se ha ejecutado. Se refiere a la “cantidad” de trabajo que representa la tarea, no en el aspecto económico (que viene representado por el importe ya certificado del coste asignado a la tarea, y que el programa calcula automáticamente al hacer el análisis económico). En principio no tienen porqué coincidir.
Actualización de la estructura del plan
El proceso de actualización del plan, en la fase de progreso, consiste en adaptarlo a la realidad que presenta la obra en una determinada fecha (fecha de actualización).
Esto puede implicar hacer modificaciones en la estructura del plan de trabajos, consistentes en añadir o eliminar tareas, tareas resumen y enlaces.
En la fase de progreso se pueden crear tareas, tareas resumen y enlaces de la misma forma que en la fase de planeamiento.
En cambio, a la hora de eliminar tareas y tareas resumen pueden haber restricciones debido a que el plan esté en la fase de progreso. Son las siguientes:
- No se puede borrar una tarea que ya haya comenzado. Y, por la misma razón, una tarea resumen de la cual dependa alguna tarea que ya haya comenzado.
- No se puede eliminar una tarea, o tarea resumen, que tengan asignadas líneas de presupuesto que se hayan certificado en periodos anteriores a la fecha de actualización. Y tampoco las tareas resumen que tengan tareas hijas que estén en esta situación.
Si se quiere borrar una tarea con certificación asociada, antes habrá que eliminar su asociación con el presupuesto. Y en muchos casos también borrar su fecha de inicio real, ya que normalmente si una tarea tiene asignadas líneas de presupuesto que ya se han certificado querrá decir que la tarea ya habrá comenzado. Hay que decir, sin embargo, que si se hace esto el importe certificado en los periodos anteriores a la fecha de actualización y que estuvieran asignados a la tarea que se ha borrado, se perderán. Es decir, que el coste final de la obra quedará disminuido en este importe, ya que no es posible reasignar las partes certificadas de las líneas del presupuesto.
Una opción que permite el programa, y que puede ser especialmente útil en la fase de progreso, es la de convertir una tarea en tarea resumen . Está indicada cuando, a medida que va avanzando la obra, se tiene la necesidad de tratarlos con más detalle determinados aspectos. Esto puede hacer que se quiera desglosar una tarea, que inicialmente se había definido de forma más general, en otras tareas más detalladas, colocándolas como hijas suyas.